코로나19의 확산세가 소강상태에 접어들면서 2022년 9월 26일부로 실외 마스크 착용 의무가 해제되었습니다. 이에 맞춰 그동안 진행되지 못했던 다양한 문화 행사와 가을맞이 축제들이 속속 개최되었고 수많은 사람들을 전국 각지의 행사장으로 이끌고 있습니다. 비대면 문화의 확산이 온라인 행사 콘텐츠와 관련 시스템을 빠르게 발전시키기는 했지만 이는 오히려 사람들로 하여금 오프라인 축제/행사 현장 분위기에 대한 갈증을 느끼게 만들었고, 엔데믹 시대를 맞이한 사람들은 앞다투어 오프라인 축제/행사 현장을 찾아가고 있습니다. 

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그리고 이 같은 오프라인 행사의 뒤에는 다양한 분야의 전문가들이 행사 전체의 완성도를 높이기 위해 큰 노력을 기울이고 있습니다. 물류 역시 마찬가지인데요. 전 세계 모든 주요 이벤트에서 활약하는 물류 활동을 우리는 ‘이벤트 물류’라고 부릅니다. 오늘은 보이지 않는 곳에서 이벤트의 시작과 끝을 담당하는 이벤트 물류에 대해 함께 살펴보는 시간을 갖도록 하겠습니다. 

전시와 행사, 설치까지 다양한 이벤트 물류 이야기 

이벤트에 관한 주제를 놓고 이야기할 때 가장 먼저 떠오르는 이미지는 단연 야외행사라고 할 수 있을 것입니다. 대부분의 야외행사 기획은 행사 규모와 특성에 맞춰 세트를 설계하는 것에서부터 시작됩니다. 수백명 단위를 수용하는 작은 규모의 행사부터 수만명을 수용하는 대형 행사에 이르기까지, 각각의 이벤트 규모에 따라 음향과 조명 설비, 영상 연출과 좌석 배치 등 대부분의 요소가 달라지기 때문입니다. 또한 행사규모가 클수록 무대 구성/설치의 복잡성이 높아지기 때문에 필연적으로 더 많은 설비와 자재를 요구하게 됩니다. 이 과정에서 정확한 리소스를 정확한 장소에 적시에 배송하는 것이 이벤트 물류의 역할이라고 할 수 있죠. 또한 행사 종료 후 세트 설치 자재 및 설비, 객석 의자 등을 해체, 정리하고 다른 이벤트 일정에 맞춰 다시 운반하는 업무 또한 이벤트 물류에 포함됩니다. 

그렇기 때문에 이벤트 물류를 담당하는 물류사는 행사의 특성에 맞춰 물류 시간 및 업무 배치를 고도화하여 행사의 시작과 끝을 담당합니다. 또한 조립과 해체 과정에서 투입되는 지게차 및 크레인 등 특수 중장비의 준비는 물론, 시설물의 적치*와 상·하역 과정에서 도로나 공유지에 정지하는 경우를 대비해 물류사 외부와의 협업, 관할 지자체의 인허가 관련 업무들까지 진행합니다. 그리고 이런 특성으로 인해 이벤트 물류를 더 넓은 범위의 의미를 가진 ‘프로젝트 물류**’로 표현하기도 합니다.

* 적치: 제품을 적정한 로케이션에 보관하는 행위.

** 프로젝트 물류: 플랜트 등 대규모 공사에 필요한 모든 중량화물 및 기자재를 공기(공사일정)에 맞춰 육상과 해상, 항공을 통해 현장으로 공급하는 일. 

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이외에도 보다 특별한 전문성이 요구되는 이벤트 물류의 형태도 있습니다. 바로 세계적인 작가의 작품들을 순회 전시하거나 해외 유물을 국내에 특별 전시할 때, 그림, 유물 등의 이동과 보관을 전문으로 수행하는 미술품 전문 물류입니다.

​대부분의 미술품은 크기나 무게, 부피 등이 다른 이벤트 물류에서 다루는 물품에 비해 작은 편이지만, 모조품이나 복사본이 아닌 단 하나의 원본을 다뤄야 할 때가 많고, 높은 보존가치를 지닌 품목이 많기 때문에 포장, 핸들링, 적재, 이동에 이르기까지 모든 작업이 굉장히 섬세하게 이뤄집니다.

그림의 경우 그림의 성분과 캔버스의 재질에 맞춰 가장 유사한 재질의 포장지를 사용하고, 장식물이 달린 작품들은 장식물 하나하나에 별도의 파손 방지 포장을 진행하기도 하죠. 또한 운송 중 제품의 파손/변질을 막기 위해서 무진동 차량을 이용하며 차량 내부에서는 에어컨을 통해 온·습도를 완벽하게 통제합니다.

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인천공항에서 평창 동계올림픽 선수단의 배송 물품을 분류하는 한진 직원 

​이벤트 물류의 영역은 이뿐만이 아닙니다. 국내에서 치러지는 행사 외에, 해외에서 진행되거나 세계적인 규모로 수행되는 국제대회에서의 물류 또한 이벤트 물류에 포함됩니다. 

특히 국제대회 이벤트 물류의 경우, 대회기간 동안 선수촌으로 들어오는 세계 각국의 식료품과 소모품, 각종 장비들의 반입/반출까지 대행하기 때문에 세계 여러 물류사나 제조사들과 협업하기 위한 폭 넓은 물류 역량이 요구됩니다.

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이벤트 물류의 특성과 필수 역량

앞서 언급한 내용들을 통해 알 수 있듯, 이벤트 물류는 고정된 형태 없이 행사의 성격과 규모에 따라 변동성이 큰 물류입니다. 각각의 행사에 따른 물류 관리의 범위와 이동 거리조차 예측이 어렵죠. 따라서 이벤트 물류에 있어 가장 중요한 역량은 예측되지 않은 상황과 변수에 대응할 수 있는 다양한 운송수단과 폭넓은 네트워크라고 할 수 있습니다. 아울러 다양한 이벤트의 특성을 물류적으로 분석하고 이해하는 인사이트 또한 필요합니다.

가령 미술품의 경우, 미술품의 특성을 유지할 수 있는 최적의 온·습도를 기반으로, 차량의 배차와 상하차, 패키징 등의 업무 전반에서 최적의 프로세스를 구성할 수 있어야 합니다. 또한 야외 행사의 경우, 행사 취지와 관람객의 특성, 행사의 주요 변수를 파악하는 것은 물론, 주요 활용 장비에 대한 배경지식까지 갖추고 있어야만 원활한 이동과 설치가 이뤄질 수 있습니다.

또한 동·식물 등 생물의 이동이 수반되는 경우도 있습니다. 이 경우 단순히 입국과 검역뿐 아니라, 동·식물에게 노출되는 환경 변화에 따라 여러 가지 변인을 고려해야 하죠. 풍부한 배경지식을 바탕으로 최적의 이동 프로세스 마련, 이동 케이스 준비, 이동/휴식 스케줄 마련 등 생물학적 관점에서 물류 최적화를 진행해야 물류 과정 중 폐사와 분쟁을 방지할 수 있습니다.

또한 이 같은 이벤트 물류의 특성상 국내외 여러 곳의 물류사 및 협력업체가 공동으로 프로젝트를 진행하는 경우가 많기 때문에, 정보의 흐름을 효율적으로 관리하고 공유할 수 있는 물류 정보체계 또한 필수적으로 요구되는 역량입니다. 아울러 이벤트 물류에 이토록 다양한 물류 역량이 요구되는 만큼, 이벤트 물류의 실적은 물류기업 전체의 역량을 나타내는 하나의 지표로 활용되기도 합니다. 

| 출처 | 

한진 공식 블로그, 2022년 11월 9일, "세상 어디에나 있는 물류, 이벤트 물류",

https://blog.naver.com/hanjinsns/222924101275